Mehr Transparenz, weniger Aufwand
Version 1.0.26 – April 2025
Mit der neuen Pauschalen-Funktion in Teambilling kannst du deinen IT-Service noch effizienter und transparenter abrechnen. Ob wiederkehrende Wartungsverträge oder einmalige Projektpauschalen – wir zeigen dir anhand von Screenshots und Praxisbeispielen, wie du IT-Pauschalen optimal einsetzt.
Zwei Arten von IT-Pauschalen: Automatisch & Manuell
In Teambilling unterscheiden wir zwischen:
Automatischen Pauschalen: Diese wiederkehrenden Pauschalen werden regelmäßig abgerechnet, z. B. monatliche Wartungsverträge oder IT-Flatrates. Die Laufzeit wählst du.
Manuellen Pauschalen: Einmalige oder optionale Pauschalen, die bei Bedarf individuell hinzugefügt werden können, z. B. für spezielle Projekte oder einmalige zusätzliche Dienstleistungen.
So richtest du Pauschalen ein:
Mit wenigen Klicks kannst du in Teambilling IT-Pauschalen erstellen und verwalten. Hier ein Überblick:
Pauschale erstellen: Wähle zwischen automatischer oder manueller Pauschale und gib die relevanten Details ein.
Konditionen festlegen: Definiere den Betrag, die Abrechnungsintervalle und weitere Bedingungen.
3. Kunden zuweisen: Ordne die Pauschale den entsprechenden Kunden oder Projekten zu.
4. Manuelle Pauschale an Kunden zuweisen: Weise eine manuelle Pauschale einem Kunden zu. Bestimme das nur noch das Datum der Position.
5. Abrechnung automatisieren: Alle zugewiesenen Pauschalen werden automatisch in dein Lexware Office übergeben, sobald du die nächste Abrechnung für deinen Kunden erstellst.
Praxisbeispiele: So setzt du IT-Pauschalen am sinnvollsten ein
Ein Beispiel: Du bietest einen monatlichen Wartungsvertrag für 10 Arbeitsplätze an. Mit Teambilling legst du eine automatische Pauschale fest, die jeden Monat abgerechnet wird – ganz ohne zusätzlichen Aufwand. Dabei kannst du den Leistungsumfang genau definieren, etwa: Systemupdates, Sicherheitsprüfungen, Protokollanalysen und kurze Beratungsgespräche per Remote-Zugriff.
Sollte ein Kunde zusätzliche Leistungen benötigen, wie z. B. die Einrichtung eines neuen Arbeitsplatzes, kannst du ganz einfach eine manuelle Pauschale hinzufügen. Auch einmalige Projektarbeiten, die nicht Teil des Standardvertrags sind, lassen sich flexibel ergänzen. So kombinierst du wiederkehrende Services mit individuellen Einzelleistungen – und das alles nachvollziehbar in einem System.
Diese Kombination bietet dir maximale Transparenz und deinem Kunden eine nachvollziehbare, planbare Kostenstruktur.
Arten von Pauschalen im Systemhaus
Teambilling unterscheidet zwischen zwei Hauptarten von Pauschalen:
1. Automatische (wiederkehrende) Pauschalen
Diese Pauschalen werden regelmäßig abgerechnet und eignen sich für:
Wartungsverträge: Regelmäßige Systempflege, Updates und Logfile-Kontrolle.
Monitoring-Services: Kontinuierliche Überwachung von Servern und Netzwerken.
Backup-Management: Automatisierte Datensicherungen und Wiederherstellungstests.
Security-Pakete: Antivirus-Updates, Firewall-Management und Sicherheitschecks.
2. Manuelle (einmalige oder optionale) Pauschalen
Diese Pauschalen werden bei Bedarf individuell abgerechnet und eignen sich für:
Projektarbeiten: Einrichtung neuer Server oder Netzwerke.
Schulungen: Einweisungen in neue Systeme oder Software.
Beratungsleistungen: IT-Strategieberatung oder Systemanalysen.
Notfalleinsätze: Schnelle Hilfe bei akuten IT-Problemen.
Wusstest du schon?
Dass du bei uns kostenlos eine Vorlage für einen Wartungsvertrag erhalten kannst? So fällt es dir noch leichter mit deinen Kunden die Zukunft mit deinen Kunden gemeinsam zugestalten.
Zudem zeigt dir Teambilling an, wenn du die vereinbarten Servicestunden bei einem Kunden erhöhen solltest:
Weitere Beispiele für Pauschalen:
- Beratungspauschale deckt strategische IT-Beratung, Systemanalysen oder individuelle Planungsgespräche ab – klar kalkuliert und ohne Zeitabrechnung
- Migrationspauschale umfasst den kompletten Umzug von Systemen oder Daten – zum Festpreis und mit planbarem Aufwand
- Hosting-/Webpflege-Pauschale Regelmäßige CMS-Updates, SSL-Verlängerung, Backups
- SLA-Pauschale Für garantierte Reaktionszeiten, Verfügbarkeit, Priorisierung
Vorteile der Pauschalen-Funktion
Transparente Abrechnung: Kunden wissen genau, welche Leistungen sie zu welchem Preis erhalten.
Zeitersparnis: Weniger manueller Aufwand durch automatisierte Prozesse.
Flexibilität: Individuelle Anpassung der Pauschalen an die Bedürfnisse deiner Kunden.
Bessere Planung: Regelmäßige Einnahmen durch wiederkehrende Pauschalen.
Integration in den Workflow
Teambilling ermöglicht die nahtlose Integration von IT-Pauschalen in deinen Arbeitsablauf – ohne dass du deine bestehenden Prozesse auf den Kopf stellen musst. Alles funktioniert intuitiv und ist auf die Anforderungen von IT-Dienstleistern zugeschnitten:
Erstellung: Definiere Pauschalen mit wenigen Klicks. Lege Art, Name, Preis, Intervall und Beschreibung fest – egal ob automatisch wiederkehrend oder einmalig.
Zuweisung: Ordne Pauschalen bestimmten Kunden oder Projekten zu. So behältst du den Überblick darüber, welche Leistungen für wen erbracht werden – jederzeit nachvollziehbar.
Abrechnung: Teambilling erstellt auf Wunsch automatisch die entsprechenden Rechnungen – z. B. in Verbindung mit Lexware Office. Damit reduzierst du manuellen Aufwand und minimierst Fehlerquellen.
Übersicht: In deinem Dashboard siehst du auf einen Blick, welche Pauschalen aktiv sind, wann sie zuletzt abgerechnet wurden und welche individuell hinzugefügt wurden. So kannst du nicht nur besser planen, sondern auch gegenüber deinen Kunden jederzeit aussagekräftig und professionell kommunizieren.
Die Integration in deinen Workflow spart dir Zeit, schafft Transparenz und hilft dir, deine Dienstleistungen sauber zu strukturieren – egal, wie individuell deine Kundenanforderungen sind.
Fazit:
Die Pauschalen-Funktion in Teambilling bietet dir eine effektive Möglichkeit, deine Dienstleistungen klar und effizient abzurechnen. Ob für wiederkehrende Services oder einmalige Projekte – mit Pauschalen schaffst du Transparenz und sparst Zeit.
Ihr habt noch mehr Wünsche und Anregungen für uns?
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